内容証明郵便とはどんなものか？

内容証明郵便とは

内容証明郵便は、誰が・どんな内容の郵便を・誰に送ったのか、を郵便局が証明してくれる特殊な郵便です。

郵便は、正確かつ確実な手段ですが、それでも、ごく稀に配達されない郵便というものもないわけではありません。 一般の郵便ですと、段々そんな郵便は受け取っていない、いやたしかに送った、というような事態が生じないとも限らないわけです。内容証明郵便を利用しておくと、そうした事態は避けられます。

内容証明郵便を配達証明付ということにしておけば間違いがありません。郵便物を発信した事実から、その内容、さらには相手に配達されたことまで証明をしてもらえます。これは、後々訴訟にでもなった場合の強力な証拠になります。

法的効力はない

ただ、内容証明郵便自体は、特別な法的効力をもつものではありません。法的な効力が問題になるのは、書かれた内容の方です。ただ、特殊な郵便物ですから、それを受け取った側は、たいてい何らかの反応をしてきます。とくに、弁護士名で送られてきた内容証明郵便や、裁判所の中にある郵便局から発送された内容証明郵便は効果的です。

同じ内容のものが最低３通必要

内容証明郵便は、受取人が１人の場合でも、同じ内容の文面の手紙を最低３通用意する必要があります。ただ、全部手書きである必要はなく、コピーでもＯＫです。郵便局ではそのうち１通を受取人に送り、１通を局に保管し、もう１通は差出人に返してくれることになっています。同じ内容の文面を複数の相手方に送る場合には、「相手方の数＋２通」分用意します。用紙の指定はとくにありません。手書きの場合は原稿用紙のようにマス目が印刷されている、市販のものを利用してもよいでしょう。ワープロソフトで作成してもかまいません。

内容に間違いがないように

内容証明郵便は受取人にある程度のインパクトを与える郵便です。後々訴訟などになった場合、証明力の高い文書として利用することにもなります。また、一度送ってしまったら、後で訂正はできません。このことから、内容証明郵便で出す文書は、事実関係を十分に調査・確認した上で正確に記入することが必要です。誤った事実や内容が書いてあると、将来裁判になった場合に、主張や請求の根拠について疑いを持たれかねません。

また、本論に関係のないよけいなことが書いてあったり、あいまい・不正確な表現がなされていたりすると、相手方に揚げ足をとられることにもなります。表現はできるだけ簡潔に、しかも明確に書くことが大事です。前置きは省略して本論から書き始めましょう。

１枚の用紙に書ける字数

内容証明郵便で１枚の用紙に書ける文字数には制約があります。縦書きの場合も横書きの場合も用紙１枚に520字までを最大限とするわけです。枚数に制限はありませんが、１枚ごとに料金が必要になります。

使用できる文字は、ひらがな・カタカナ・漢字・数字です。英語は固有名詞に限り使用可能ですが、数字は算用数字でも漢数字でも使用できます。また、句読点や括弧なども１字と数えます。一般に記号として使用されている＋、－、％、＝なども使用できます。

なお、①、（2）などの丸囲み、括弧つきの数字は、文中の順序を示す記号として使われている場合は１字、そうでない場合は２字として数えます。用紙が２枚以上になる場合には、ホチキスや糊で綴じて、ページのつなぎ目に左右の用紙へまたがるように、差出人のハンコを押します（割印）。もちろん、差し替え防止のためです。なお、このハンコは認印でもかまいません。

郵便局へ持って行く

こうしてできた同文の書面３通（受取人が複数ある場合には、その数に２通を加えた数）と、差出人・受取人の住所氏名を書いた封筒を受取人の数だけ持って、郵便局の窓口へ持参します。郵便川は、近隣のうち集配を行う郵便局と地方郵便局長の指定した無集配郵便局を逃んでください。その際、字数計算に誤りがあったときなどのために、訂正用の印鑑を持っていくのがよいでしょう。

郵便局に提出するのは、内容証明の文書、それに記載された差出入・受取人と同一の住所・氏名が書かれた封筒です。窓口で、それぞれの書面に「たしかに何日に受けつけました」という内容の証明文と目付の明記されたスタンプが押されます。その後、文書を封筒に入れ再び窓口に差し出します。そして、引き替えに受領証と控え用の文書が交付されます。これは後々の証明になりますから、大切に保管しておいてください。

料金と配達証明

料金は内容証明料金が１枚につき420円（１枚増えるごとに250円加算）、書留料金420円、通常の郵便料金80円（25gまで）、配達証明料金300円になります。

法的な効果をもつ文書は、それが相手方に到達した時に効力を生じるというのが民法の原則です。内容証明郵便を出すときには、配達証明付で出すことを忘れないようにしてください。配達証明の依頼は、普通、内容証明郵便を出すときにいっしょに申し出ますが、投函後でも１年以内であれば、配達証明を出してもらうことができます。この場合の配達証明科は420円になります。

２４時間いつでも出せる

インターネットの急速な普及とともに、情報処理の電子化の波は、内容証明郵便にも及んできました。

新東京郵便局を中心として電子内容証明サービスが始まりました。これは、現在の内容証明郵便を電子化して、インターネットを通じて24時間受付を行うサービスです。